¿Qué es una Pre-venta?

 
Se conoce por Pre-ventas el sistema que algunos organizadores utilizan para segmentar sus inscripciones a través de tickets diferenciados. Por lo general, se usan tickets a un valor preferencial (más económico) con muy pocos cupos y luego se van abriendo más cupos a un mayor valor a medida que se acerca la fecha del evento.

¿Qué beneficio puede existir al usar un sistema de “Pre-ventas” para vender tus tickets?

Si bien no existe ninguna obligación por adoptar un sistema de pre-ventas, en la actualidad, muchos organizadores lo hacen ya que este genera varios efectos positivos que al final del día, se traducen en mayores ganancias para estos. Además, los asistentes de igual forman ganan al ahorrarse dinero si es que planifican con anticipación los eventos a los cuales quieren asistir.  Desde el punto de vista de los asistentes; mientras antes decidas comprar tu ticket; mejor precio podrás obtener por este.
Muy similar al sistema que tienen las aerolíneas para vender sus vuelos, un sistema de venta de tickets por pre-ventas actúa de la misma manera. Finalmente, establecer un sistema de pre-ventas bien estudiado, te ayuda como organizador  a cautivar mejor a tu público, premiando a los que compran anticipado y castigando a los que se deciden a última hora,  además, las pre-ventas te pueden ayudar a tener una mejor lectura con respecto a la posible demanda que podría llegar a tener tu evento.

Principales beneficios de usar Pre-ventas versus un solo ticket:

Llegar de maneras más eficiente a tu target de asistentes. Con valores rebajados puedes llegar directamente a tus asistentes más leales que te siguen y además los que son más sensibles a la variable precio cuándo se trata de elegir a qué evento asistir. Por otra parte, teniendo un “Ticket Inicial” atractivo, te aseguras cómo organizador una base de asistentes que te asegura un mínimo de personas además de poder evaluar como será la demanda por tus inscripciones a medida que el precio aumente. Finalmente es una buena herramienta para aprender más sobre tu mercado.

Con el ticket final, también puedes generar un delta en tus ganancias capturando las inscripciones de todos lo que están dispuestos a pagar más por inscribirse estando éncima del evento. Se entiende además, qué esta especie de ‘castigo’ por pagar un extra esta más justificada cuando antes existieron las instancias para comprar la misma inscripción a un precio rebajado.

Genera instancias de difusión que te permiten comunicarte mejor con tu público objetivo y de esta manera puedes conectar mejor con todos aquellos que siguen tus eventos.

Elementos a definir para configurar una estrategia de pre-ventas:

Número de tickets de pre-ventas:

-El modelo más usado actualmente por la mayoría de los organizadores, es un Ticket Inicial (que puede tener distintos nombres tales como; “Early Bird”, “Preventa 1”, entre otros) con una cantidad muy reducida de cupos y a un precio muy conveniente para los asistentes.

-Luego un Ticket Normal con un amplio número de cupos por ticket y al valor estándar que tenías pensado vender tus inscripciones. Este ticket no puede tener ningún descuento asociado y tienes que tener en consideración que es el que se venderá con mayor volumen y por una mayor cantidad de tiempo.

-Por último, el Ticket Final que también corresponde a un número reducido de tickets pero esta vez, a un valor más alto que el anterior. Este ticket también puede ser afrontado como un sobre-cupo por sobre el resto de los demás, por lo cual se entiende que debe tener un precio mayor a los otros por que el asistente esta comprando a último minuto para asistir al evento.

 

Definición de cupos por tickets de pre-ventas:

La definición de estos cupos y su distribución va a depender 100% del número total de asistentes que se esperen para el evento, pero de todas formas, como regla se toma que el Ticket Normal va a tener el mayor número de ventas por lo cuál va a corresponder al mayor volumen de ingresos.

Por lo general, los tickets iniciales y finales corresponden al 20%-30% del volumen final de asistentes que esperes para tu evento.

Siempre vas a tener opción de agregar más cupos para tus tickets, pero mientras mejor estructurada este tu pre-venta y mayor conocimiento tengas sobre como funciona tu demanda, menos necesidad habrá de mover estos cupos.

Fechas de tickets de pre-ventas:

Muchos organizadores determinan fechas muy específicas en las cuáles se abren y se cierran estas, lo que finalmente a ti como organizador te ayuda a calendarizar muy bien tus ventas y a su vez, te permite mantener un orden muy claro con respecto al volumen de ingresos por venta de tickets que vas a tener.

Por otra parte, tener muy bien comunicadas estas fechas con tu público, te ayudan a generar una mayor expectación con tus potenciales asistentes, generando de esta manera una necesidad de urgencia a la hora de que una pre-venta se abra o se cierre.

Valor de tus tickets de Pre-ventas:

Siempre es bueno considerar el valor para el Ticket Normal (el de mayor volumen) y luego sobre este, establecer un descuento para tu Ticket Inicial y su vez el delta extra para tu Ticket Final.

-Es importante tener en consideración que el Ticket Inicial tiene que tener un valor muy atractivo para que los asistentes quieran comprar este y asegurar su cupo para el evento, de lo contrario, la mayoría preferiría comprar el ticket más cerca de la fecha del evento.

-Para el Ticket Final es muy importante tener en consideración que se esta atacando directamente al segmento de asistentes que esta dispuesto a pagar más por no perderse tu evento.

Aspectos importantes a considerar:

Es muy importante siempre mantener una comunicación abierta y transparente con respecto a tus tickets, sus valores y las fecha de terminos con sus cupos respectivos. Los asistentes valoran mucho cuando los organizadores comunican con mucha anticipación las fechas de sus ventas, de esta forma, ellos se pueden programar mejor y determinar con ordenes de prioridad que tan importante es o no comprar una pre-venta.

-En un calendario de eventos tan llenos cómo el que tenemos hoy en día, la acción de tener pre-ventas te ayudan a generar un flujo de contenido que te pueden servir como acción publicitaria para tus eventos, además de darle rotación a tus RR.SS

-Qué tan exitosas o no sean tus pre-ventas, te puede ayudar a re considerar el volumen esperado de asistentes a tu evento, lo cual te puede ayudar a la planificación anticipada de muchos detalles que te pueden ayudar a mejorar la calidad de tus eventos.